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一张表帮你轻松识别时间管理的“轻重缓急”
作者: 时间:2018/9/14 阅读:102次

每天一上班,摆在面前的就是许多要做的工作。
做任何事都要依赖时间,而且它是做事的必要条件。
但,时间却是有限的,没有替代品。
每天需要做的事情那么多,况且所有事情也不可能同时做,就像去超市买东西结账的时候,在结账高峰期的时候需要排队按先后顺序才能结账,不可能所有人同时一起结账。做工作也是同样的道理,需要决策哪些事情优先做,哪些事情可以缓缓再做。

一、重要性的取舍之道

先看一个案例,大家可以思考一下:
你住的房间失火了,里面有四样东西,但是由于情况紧急,你能且只能带出来一样东西,你会选择哪一样,为什么?


1、一部新买的iPhone7手机,价值6000元人民币

2、一台新买的三星裸眼3D电视机,价值15000元人民币
3、人民币现金10000元
4、一张存折,里面有存款5万元人民币

如果思考不全面的话,选择哪个都会掉进坑里,现在来分别解释一下原因:
选择1:为什么会选择手机呢?先来看手机的特性,手机与其他三样东西来对比,最重要的一点就是,它能与外界联系,假如所在的区域是荒无人烟的地方,只能通过与外界联系才能够出去,否则就会被困在这里,那么这时只能选择手机,其他三样东西就只能割舍了。
选择2:假如住的地方是市中心,那么存折是能补办的,其他三样东西,只有电视机价格最贵,所以就舍弃其他两样东西,最后选择电视机。
选择3:假如住的地方不是很发达,只能用现金,微信、支付宝都不能用,存折没了可以补办,其他两样东西即使拿出来也用不了,为了生存,所以只能选现金,舍弃其他的东西。
选择4:假如某些特殊的情况下,当时办的存折丢失或损毁是不能补办的,那么在其他三样东西面前就只能选存折。

基于上面的案例,总结出以下几项影响重要性取舍的因素:


1、因人而异
《红楼梦》中有一句话叫“看人下菜碟儿”,其实说的就是这个意思,例如约好朋友去吃饭,可能临时有事会晚到一会儿,到了跟朋友解释一下就可以了,但是如果这个人是要跟你签订合同的重要客户,那么迟到这件事的重要性就不同了,你肯定会推掉临时的事情,来按时约见这个客户。
2、因势而异
即不同的情形下对事情重要性的取舍也不同,比如:手头正在做一件非常紧急又重要的事情,可是车间工人突然受伤了,还很严重,这时候就必须先去处理工人受伤的事情,因为这件事比正在做的工作还要紧急,所以事情的紧急和重要都是相对的,这点也可以通过上面的案例充分体现出来。
3、因时而异
即所处的时间段不同,对事情的重要性取舍也不同。例如特别不喜欢的一个大学同学,上学的时候几乎不搭理他,也没什么沟通和交集,但是毕业几年之后,偶然成为了公司的重要客户,那么这时候对他的态度就不能和上学时候一样了。

关于个人如何衡量事情重要性, 还需要结合下面的因素:



1、个人追求

2、时间段

3、价值观

其实这三者在日常的工作和生活中是可以联系在一起的,就拿找工作来说,职业诉求不同,选择的目标企业和目标岗位也不同,如果现在急需解决温饱问题,那么就会选择赚钱多的岗位,其他方面可能会不在乎,如果已经解决了温饱问题,还有点积蓄,并且想提升自己,那么就会选择有发展空间的企业,能够让你有平台去锻炼自己。
在工作和学习时,不仅要明白道理,还要知道具体怎么做,否则永远不能解决工作和学习中的问题。那么究竟如何做重要性取舍呢?

重要性取舍的逆向思维三步法:


1、罗列清单——将所有事情罗列出来

将每天要做的事情罗列出来,临时有紧急的任务再加到清单里面。

2、选择最小——问自己,必须放弃哪一件

当清单罗列出来以后,要对照清单问自己,这些事情今天肯定完不成,必须放弃一件,会选择哪件,并且告诉自己为什么会这么选择,最先放弃的那件事,肯定是对自己损失最小的那件。


3、逐个排除——以上方法类推,依次排除

根据上面的方法,逐个排除,然后重要性的顺序就显而易见了。
在时间管理上还应该考虑另外一个因素,哪些事情可以由别人代办,却不影响最终的结果,那些事情一定不能由别人代办。


二、授权与不可授权



不可授权的几个因素:

1、生理条件
吃饭、睡觉等生理条件,别人无可替代。

2、别人不会

例如做薪资,需要做绩效数据统计,要用到比较复杂的公式,但是别人不会,就只能自己做;或者正在面试,来了一个电话,但是不需要你亲自去处理,就可以授权给别人来做。


3、情感关系

无论是生活中亲子关系还是工作中同事关系以及领导与客户之间关系的维护都是不可授权的,情感是人际交流的重要手段,人非草木,孰能无情?每个人在交往中都会产生情感。亲子之间的互动从孩子的婴幼儿时期就起着潜移默化的作用,基本决定了孩子以后的行为模式、性格养成等,如果把这种情感的维护授权给别人,那么对孩子以后性格养成、价值观念等都会有影响的。
又或许你常常会有这样的困惑,自己工作很卖力,工作能力也不比别人差,兢兢业业的熬了许多年,为什么就得不到领导的关注和赏识呢?在同事间也很难找到一两个可以放心地跟他讲讲心里话的人,事实上也许并不是领导不关注你,也不是同事不信任你,而是你与他们亲疏远近的关系上出了问题,在平时缺少工作和情感的沟通。

三、时间管理分析表
时间管理分析表能够帮助小伙伴们评估工作当中紧急及重要的事情,以及是否可以授权给他人的事情,可以对照自己的具体工作安排看看时间都花在时间管理的哪个象限了。

1、第一象限(急):重要又紧急的事
这类事情具有时间紧迫性和影响的重大性,没办法回避更不可能拖延。促使不得不抽出时间和精力全力以赴优先处理这类事情。这个象限的事情通常是由第二象限的事情转化而成,没有处理好或者拖延完成第二象限的事情,导致成为重要而紧急的事情。
或者把其他几个象限的事情当成第一象限的事情来做,最终变成瞎忙,不仅没完成该做的事挨领导批评,同事抱怨。而且自己身体疲惫,得不偿失。如果经常这样,早晚有一天会被击倒、压垮、焦头烂额、狼狈不堪。这不得不引起大家的注意。需要反思的是你真的有那么多重要而且紧急的事情需要处理的吗?

2、第二象限(重):重要不紧急的事
这个象限的事情,主要是为了以后的发展必须要做的事情,比如说长期的规划、学习、锻炼等。只有养成“做要事不做急事”的良好个人习惯,工作起来才会驾轻就熟。学会提前做工作计划,按时复习功课,经常锻炼身体,保持良好状态,并且避免了临阵磨枪的紧张和尴尬。这就是值得提倡的,对于这类事情,要重视,并且做到未雨绸缪,防范未然。

3、第三象限(轻):紧急不重要的事
这类事情通常都是事发突然,但是又无关紧要的,只要是不需要自己亲自处理的事情,尽管放心授权给别人做,前提是所授权的人必须是能够完成这件事情的人,否则所授非人,自己又回过头来处理这个象限的事情反而更耽误时间。

4、第四象限(缓):不紧急不重要的事
不占用工作时间做和工作不相关的事情。

通过以上分析建议小伙伴们把主要精力有重点地放在重要但不紧急这个象限,来避免日后更多的重要紧急的事情发生,这就需要合理的安排时间,使自己的时间不被别人所占据,才能有效的开展工作
来源:贤职招聘
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